Chats y conversaciones
La bandeja: de quién es cada conversación, qué puedes enviar, las notas internas, los mensajes programados y la ventana de 24 horas.
Chats es donde pasa el día. Abre en la conversación más reciente que tengas asignada, y si no tienes ninguna, en la más reciente del equipo.
La pantalla son tres columnas: la lista de conversaciones a la izquierda, la conversación en medio, y los datos del contacto a la derecha.
De quién es esta conversación
Cada conversación tiene usuarios responsables. La lista de arriba a la izquierda cambia entre Míos y Todos, que es la diferencia entre lo que te toca contestar y lo que está contestando el equipo.
Cambias quién es responsable desde Configuración de la conversación, a la derecha. Una conversación puede tener varias personas responsables a la vez. Cuando llega un prospecto que nadie tomó, los Usuarios responsables predeterminados de la configuración del equipo son quienes pueden atenderlo.
Marcar como leído y Marcar como no leído son tuyos para usarlos como bandera de pendientes; marcar como no leído es la forma de dejar algo para después sin perderlo.
Encontrar una conversación
La lista de conversaciones está ordenada por lo último que pasó, no se busca en ella. Para encontrar a una persona entre muchas, ve a Prospectos, búscala ahí, y abre su conversación desde su registro. Esa es la búsqueda, y mira en nombres, teléfonos y correos.
Acotar la lista
Dos cosas acotan la lista, y juntas son como se trabaja una etapa a la vez:
- Míos / Todos — de lo que eres responsable, contra todo lo que el equipo está atendiendo.
- El filtro — por tablero y por columna, para quedarte solo con los contactos que están en una etapa de un embudo.
Combinarlos te da tu propio trabajo en una etapa, que suele ser la lista con la que empezar el día.
Enviar
La caja de mensaje manda texto. Las otras opciones están junto a ella:
| Qué | Cómo se comporta |
|---|---|
| Foto | Eliges una imagen, le pones pie de foto y la envías. |
| Documento | Cualquier archivo. El contacto lo recibe como documento. |
| Audio | Se graba en el navegador. Necesita permiso de micrófono y conexión HTTPS. |
| Plantilla | Una plantilla aprobada, lo único que puedes enviar fuera de la ventana. |
Grabar audio falla en un navegador sin soporte de micrófono, o sobre HTTP simple. Es una restricción del navegador, no de Sync Pro.
Las palomitas debajo de un mensaje
Cada mensaje que mandas lleva una marca junto a su hora que dice hasta dónde llegó.
| Qué ves | Qué significa |
|---|---|
| Un reloj | Ya se registró, WhatsApp todavía no lo confirma. |
| Una palomita gris | WhatsApp lo aceptó. |
| Dos palomitas grises | Llegó al teléfono del contacto. |
| Dos palomitas azules | El contacto lo abrió. |
| Una marca roja | El envío falló. Abre el panel para ver por qué. |
Dos cosas nunca llevan palomita, a propósito. Un mensaje que recibiste no lleva ninguna: la fecha que tiene guardada es cuándo nos llegó a nosotros, no un acuse del contacto, y una palomita ahí afirmaría algo que nadie dijo. Una nota interna tampoco, porque nunca sale a WhatsApp.
Los mensajes enviados antes del 30 de julio de 2026 muestran solo la primera palomita, tengan lo que tengan guardado. Hasta esa fecha una sola confirmación se escribía en todos los mensajes de un contacto, así que sus horas de entrega y lectura no son confiables. El panel sigue mostrando lo guardado; las palomitas simplemente no lo repiten.
El panel de información
Da clic al indicador para ver quién mandó el mensaje, qué reportó WhatsApp y las horas de envío, entrega y lectura. En un mensaje que recibiste, y en una nota, la hora abre ese mismo panel. Se cierra con clic afuera o con Escape, y se puede alcanzar y abrir con el teclado.
La ventana de 24 horas
WhatsApp solo deja que un negocio le escriba libremente a quien escribió primero, y solo durante 24 horas después de su último mensaje. Pasado eso, la caja muestra Se requiere plantilla y el texto libre no sale.
Para reabrir la conversación mandas una plantilla aprobada. Cuando el contacto responde, la ventana se abre otra vez y puedes escribir normal. Ve Plantillas de mensajes.
Cuando un mensaje muestra un error
Una marca roja junto a la hora significa que WhatsApp rechazó el envío. Dale clic y el panel da el motivo. Los tres que de verdad pasan:
| Qué suele ser | Qué hacer |
|---|---|
| La ventana de 24 horas cerró | Manda una plantilla aprobada. La ventana se reabre cuando contesten. |
| El número no está en WhatsApp | Revisa el número del contacto, con código de país y sin espacios. |
| Se cayó la conexión | Mira la configuración: si el número aparece desconectado, vuelve a vincularlo. |
El mensaje no se reenvía solo. Corrige la causa y mándalo otra vez.
El panel de archivos
Multimedia junta todo lo intercambiado en la conversación, para que no recorras el historial buscando un archivo. Filtra por fotos, videos y documentos, y también por quién lo mandó —tú o el cliente— que es la forma más rápida de encontrar la cotización que enviaste la semana pasada.
Notas internas
Las notas son para el equipo, y el contacto nunca las ve. Cuelgan del contacto, no de un mensaje, así que lo que una persona aprendió en una llamada está ahí para quien retome la conversación después.
Se escriben en Notas, a la derecha. Se pueden borrar, y pregunta antes.
Programar un mensaje
Un mensaje, una foto o un documento se pueden programar en lugar de enviarse ahora. Aparecen en la conversación como programados, y Cancelar mensaje programado lo detiene mientras siga pendiente. Un mensaje programado que falló lo dice en lugar de desaparecer.
Los tableros de un contacto
Si el equipo tiene embudos, la columna derecha muestra en qué tableros está este contacto y permite agregarlo a uno, moverlo de columna o quitarlo. Son los mismos datos de la pantalla del tablero, vistos desde una conversación. Ve Embudos y tableros Kanban.
Archivos
Multimedia junta todo lo intercambiado en la conversación, filtrado por fotos, videos y documentos, para que no tengas que recorrer el historial buscando el archivo que alguien mandó la semana pasada.