Cómo armar tu embudo

Un tablero vale lo que valen sus columnas. Estas son las decisiones que conviene tomar antes de empezar a arrastrar contactos.

Las etapas son lo que pasa, no lo que esperas

Una buena columna es un estado que puedes mirar en un contacto y saber que está ahí. "Cotización enviada" es un estado; "interesado" es una suposición. Si dos personas de tu equipo pondrían al mismo contacto en columnas distintas, las columnas no están bien definidas.

Ejemplos por tipo de negocio

Venta de producto — Nuevo contacto · Cotización enviada · Negociando · Cerrado

Servicio con cita — Consulta · Cita agendada · Atendido · Seguimiento

Tienda con entrega — Pedido tomado · Pagado · Enviado · Entregado

Soporte — Recibido · En proceso · Esperando al cliente · Resuelto

Toma el más cercano y renómbralo con tus palabras. Las que tu equipo ya usa en voz alta son mejores que las de arriba.

Cuántas columnas

Entre cuatro y seis. Con menos de cuatro el tablero dice poco más que una lista; con más de seis deja de caber en la pantalla y la gente deja de mover tarjetas, que es peor que no tener tablero.

Si te encuentras queriendo ocho, dos de ellas suelen ser la misma etapa vista desde ángulos distintos.

Un tablero, o varios

Ten un segundo tablero cuando el proceso sea distinto, no cuando lo sea el producto:

• Un tablero por proceso — ventas en uno, posventa en otro. Vale la pena: las etapas de verdad difieren.
• Un tablero por campaña — un empujón de temporada aparte del embudo de todos los días. Vale la pena mientras la campaña dure.
• Un tablero por vendedor — no vale la pena. Para eso está filtrar la lista de conversaciones por responsable.

Un contacto puede estar en más de un tablero a la vez, así que un cliente puede estar en posventa y a la vez en una campaña.

La última columna

La columna de más a la derecha se trata como la terminada: el tablero pliega sus tarjetas para que las etapas en las que sigues trabajando queden legibles. Nada la marca —es simplemente la última en el orden— así que reordenar las columnas cambia cuál es. Pon al final la etapa que consideras "hecho".

Empezar

Crea el tablero primero, luego sus columnas, luego mete los contactos. Ve Embudos y tableros Kanban para dónde vive cada cosa, y Trabaja tu tablero día a día una vez que tenga contactos.

No le dediques una tarde a esto. Cuatro columnas, contactos adentro, y ajusta en una semana cuando puedas ver dónde se acumulan.