Un embudo es un tablero: las columnas son los pasos por los que va un contacto, y cada tarjeta es un contacto parado en uno de ellos. Sync Pro le llama Kanban a la pantalla, y es donde ves la forma del trabajo en lugar de una conversación a la vez.
Un equipo puede tener varios tableros — uno por proceso, uno por línea de producto, uno por campaña — y cada uno guarda sus propios pasos.
Abrir un tablero
Kanban, en el grupo Ventas del menú junto a Prospectos, abre el primer tablero en el orden del equipo. El menú lo muestra cuando el equipo ya tiene enlazado su número de WhatsApp. Cuando el equipo tiene varios tableros, Seleccionar Kanban, arriba, cambia entre ellos.
Un equipo que todavía no tiene tablero llega a la pantalla de tablero vacío, y ahí está Crear tablero, junto con Administrar tableros para renombrar, borrar y ordenar los tableros. Los dos están también en la cabecera cuando hay un tablero abierto, así que nunca tienes que buscar dónde se hacen. Un tablero nuevo abre sin columnas: agrégalas antes de meter contactos.
Borrar un tablero también borra sus columnas y sus tarjetas, y el tablero deja de aparecer en las conversaciones de los contactos. Los contactos se quedan, con sus conversaciones.
Ordenar los tableros
Los tableros del equipo siguen un solo orden, el mismo para todos. Administrar tableros los lista en ese orden, y las flechas de subir y bajar de cada fila mueven un tablero un lugar. Pon primero el tablero en el que más trabaja el equipo: Kanban abre ese, y toda lista donde eliges un tablero — Seleccionar Kanban, Mover tarjetas a otro Kanban, los tableros de los filtros de la conversación y de su diálogo Kanban, los tableros a los que se puede ligar una plantilla — los muestra en el mismo orden.
Un tablero nuevo queda al final de la lista. Las flechas solo aparecen para quienes tienen un rol que les permite editar tableros; consulta Roles y permisos.
Pasos
Un paso es una columna. Agregar nueva columna, en el extremo derecho del tablero, pide un Nombre de la etapa y agrega la columna después de la última. El menú Más opciones de cada columna (los tres puntos de su encabezado) tiene Renombrar columna.
El mismo menú tiene Ocultar tarjetas. Una columna con las tarjetas ocultas conserva su encabezado, su nombre y su menú, pero no muestra sus tarjetas ni su cuenta; Visualizar tarjetas las trae de vuelta. La elección se guarda en la columna y todo el equipo la ve igual, así que una columna como Frío o Perdido queda plegada para todos hasta que alguien la vuelve a mostrar. Requiere el mismo permiso que renombrar una columna. Aun así puedes soltar una tarjeta en una columna oculta: queda guardada ahí, fuera de la vista.
Para reordenar, arrastra una columna por su encabezado y suéltala sobre el encabezado de otra: las dos intercambian lugar. Así es como el tablero termina pareciéndose a la forma en que el equipo realmente vende.
El encabezado de cada columna muestra cuántas tarjetas tiene. Eliminar columna solo aparece en el menú de una columna vacía. Saca primero sus tarjetas y luego elimínala.
La columna de más a la derecha se trata como la terminada, y el tablero la dibuja en verde. No la eliges en ningún lado —es simplemente la última en el orden— así que reordenar las columnas cambia cuál es. Pon al final la etapa que consideras «hecho». Esa columna funciona distinto de las demás:
- Las tarjetas nuevas nunca empiezan ahí, y desde la conversación no se puede poner una tarjeta ahí. Para terminar una tarjeta, arrástrala a esa columna en el tablero, o usa Mover a otro Kanban en la columna donde está.
Tarjetas
Una tarjeta es un contacto en este tablero, con un título que tú eliges. Lo más reciente va arriba en cada columna: una tarjeta que acabas de agregar, mover o a la que le cambiaste el título queda primero. Un mensaje nuevo no mueve una tarjeta. Un número verde en una tarjeta cuenta los mensajes que mandó ese contacto y que tú todavía no has leído; ve Trabaja tu tablero día a día para saber exactamente qué cuenta.
- Haz clic en una tarjeta para abrir la conversación de ese contacto.
- Arrastra una tarjeta a otra columna del mismo tablero para moverla.
- Los tres puntos de una tarjeta, Opciones de la tarjeta, abren su menú. Editar cambia el título de la tarjeta, lo único que puedes cambiar desde la tarjeta misma. Eliminar quita la tarjeta del tablero después de que confirmas ¿Quitar esta tarjeta?; el contacto, su conversación y sus tarjetas en otros tableros se quedan. Eliminar solo aparece cuando tu rol puede eliminar en esa columna.
- Agregar chat, en la cabecera del tablero, agrega contactos en lote. Busca por nombre o número de WhatsApp, marca los que quieras, ajusta el Título de la tarjeta de cada uno si quieres (empieza con el nombre del contacto) y presiona Agregar chats. Las tarjetas caen en la primera columna que no es la última, así que un tablero necesita al menos dos columnas antes de poder usarlo.
Un contacto puede tener más de una tarjeta. Puede estar en varios tableros a la vez, y nada impide que tenga dos tarjetas en el mismo tablero: Agregar chat lista a todos los contactos, incluidos los que ya están en el tablero.
Desde la conversación
La conversación suele ser donde pones a un contacto en un tablero por primera vez: estás hablando con él y queda claro a qué embudo pertenece. El botón Kanban en la cabecera de la pantalla de chat abre un diálogo con las tarjetas de ese contacto. Desde ahí:
- Agregar nuevo crea una tarjeta: elige el Kanban y la Columna, y presiona Agregar tarjeta. El Nuevo título de tarjeta es opcional: si lo dejas vacío, la tarjeta toma el nombre del contacto. La última columna de cada tablero no se ofrece.
- Editar (el lápiz) cambia el título, el tablero o la columna de una tarjeta; guarda con Guardar tarjeta. Elegir otro tablero mueve la tarjeta ahí.
- Eliminar (el bote) quita la tarjeta de su tablero, después de que confirmas. No borra al contacto ni su conversación.
- Ver en el Kanban (el ojo) abre el tablero con esa tarjeta resaltada, mostrando las tarjetas de su columna en esa visita si la columna las tiene ocultas.
El panel Datos de contacto del chat también lista las tarjetas del contacto, solo para leerlas.
Para quién es un tablero
Todo tablero es del equipo entero: no existe un ajuste que limite uno a ciertas personas, ni pantalla para configurarlo. Todos los miembros pueden abrir Kanban y ver todos los tableros. Lo que cada persona puede cambiar —crear tableros, agregar columnas y tarjetas, moverlas, eliminar— depende de su rol; un botón que su rol no permite no aparece o se rechaza. Ve Roles y permisos.
Quién atiende a un contacto se decide en la conversación, con Usuarios responsables, no en el tablero, y los Usuarios responsables predeterminados del equipo cubren a un contacto que nadie ha tomado. Ve Configura tu equipo.
Enterarte cuando llega un prospecto
Cada tablero puede avisar a los miembros del equipo que elijas cuando le llega un prospecto, para que quien trabaja ese tablero se entere sin tenerlo abierto. La campana de la cabecera del tablero, Avisos de prospectos nuevos, abre la lista de los miembros del equipo: marca a los que quieras avisar y presiona Guardar. La lista es solo de ese tablero, y empieza vacía, lo que no avisa a nadie. La campana solo aparece para las personas cuyo rol les permite editar tableros. Un cliente de IA conectado por MCP también puede leer y cambiar esta lista por ti, con las mismas reglas.
Un prospecto llega al tablero cuando:
- alguien lo agrega con Agregar chat;
- alguien crea su tarjeta en este tablero desde la conversación, o mueve ahí una tarjeta desde otro tablero;
- alguien usa Mover a otro Kanban en una columna de otro tablero con este como destino;
- un cliente de IA conectado por MCP crea su tarjeta en este tablero o la mueve aquí desde otro tablero.
Cada una de esas acciones manda un solo aviso, sin importar cuántos prospectos traiga: agregar tres chats a la vez avisa a cada miembro una vez, contando tres. El aviso llega a la campana y, a quien tenga Notificación push prendida, como alerta push; nunca va por correo. Al abrirlo se abre el tablero. A nadie se le avisa de lo que hizo él mismo, y a un miembro que salió del equipo ya no se le avisa.
Mover una tarjeta de una columna a otra del mismo tablero, cambiarle el título o quitarla no avisa a nadie. Al eliminar el tablero se elimina también su lista.
Actuar sobre una columna entera
Dos opciones del menú Más opciones de una columna funcionan sobre la columna entera y no sobre una tarjeta, y vale la pena entenderlas antes de usarlas:
- Mover a otro Kanban mueve todas las tarjetas de la columna al Kanban de destino y la Columna de destino que elijas, en una sola acción. El destino puede ser otra columna del mismo tablero o una columna de otro tablero, incluida su última columna. La columna misma se queda donde está, vacía.
- Enviar mensaje masivo manda una plantilla aprobada a todos los contactos de la columna, ahora o en la fecha y hora que elijas. Solo se ofrecen las plantillas aprobadas que aplican a esta columna, a este tablero o a ti, o que no están ligadas a nada. Ve Trabaja tu tablero día a día y Plantillas de mensajes.
La segunda manda mensajes de WhatsApp reales a personas reales. Lee la columna primero.