Si ya tienes una lista de clientes, súbela en lugar de teclearla. La lista completa es una sola subida.
El archivo
Una hoja de cálculo —Excel o CSV— con un contacto por fila y una primera fila con los nombres de columna. Los nombres tienen que ser exactamente estos, en minúsculas y sin acentos:
| Columna | Obligatoria | Qué va ahí |
|---|---|---|
nombre |
Sí | El nombre de la persona, como lo quieres ver en la conversación. |
correo |
Sí | Su dirección de correo. Deja la celda vacía si no la tienes. |
telefono |
Sí | El número de WhatsApp, con código de país y sin espacios ni símbolos. |
alternative_phone |
No | Un segundo número, si lo llevas. |
business_name |
No | La empresa a la que pertenece. |
lead_campaign_id |
No | El número de la campaña de la que vino, si usas campañas: la columna ID de Campañas de prospectos. |
Los tres nombres obligatorios van en español y los opcionales en inglés. Así los lee hoy el importador, así que cópialos tal cual en lugar de traducirlos.
El teléfono es la parte que hay que hacer bien. Escríbelo con código de país y nada más: 5215512345678, no +52 1 55 1234 5678 ni 55-1234-5678. La importación no revisa los números: cada uno se guarda tal como está escrito. Un número sin código de país no va a coincidir con WhatsApp, y uno con espacios o guiones puede no llegarle al contacto.
Subirlo
- Ve a Prospectos y presiona Importar desde Lead Sales, el botón de arriba a la derecha. Ese es el que toma esta hoja de cálculo.
- En Archivo, sube la hoja de cálculo:
.xlsx,.xlso.csv. - Da clic en Guardar cambios.
La importación corre en ese momento, mientras la página espera: una lista larga tarda un rato. Al terminar, la pantalla dice Importado correctamente. y vuelves a la lista, con los contactos en ella.
Si algo del archivo no se puede leer —un nombre de columna que falta, por ejemplo— no se importa nada y la pantalla muestra el error. Corrige el archivo y vuelve a subirlo.
La hoja de cálculo pasa por la carpeta Importaciones del equipo en Medios mientras corre la importación, y se borra cuando termina, así que no se queda en el espacio de tu equipo. Ve Los archivos y el espacio de tu equipo.
Nadie es responsable de los contactos importados
Los contactos que importas con Importar desde Lead Sales entran sin usuarios responsables. No se les aplican los Usuarios responsables predeterminados del equipo, y no se avisa a nadie.
Mientras no les asignes a alguien:
- En Chats dicen Sin asignar, y solo aparecen en Todos, que solo ve el rol Administrador. No están en los Míos de nadie.
- Nadie ve en ellos la cuenta verde de mensajes sin leer.
Para darles un responsable, abre la conversación y elige personas en Usuarios responsables, o, para muchos a la vez, usa la columna Asignado a que se explica más abajo. La fuente no se llena a partir de lead_campaign_id: si usas fuentes, ponla en el formulario de cada contacto.
Números repetidos
Con Importar desde Lead Sales, dos filas con el mismo número, o un número que tu equipo ya tiene, quedan como dos contactos separados. No se fusiona nada ni se salta nada por ti: esta importación no hace la revisión que rechaza un número repetido cuando creas un contacto a mano. La Importación de la propia lista, más abajo, sí la hace.
Eso importa porque un contacto duplicado parte una conversación en dos: unos mensajes contra uno, otros contra el otro. Antes de subir, ordena tu hoja por la columna telefono y quita los repetidos: toma un minuto y te ahorra desenredarlo después.
Sacar tus datos
Los listados —prospectos, llamadas, plantillas, solicitudes— tienen su botón de Exportar: el iconito de arriba a la derecha de la lista, junto al de elegir columnas. Deja el cursor encima y dice Exportar.
Te da lo que ese listado está mostrando en ese momento, así que filtra primero y exporta después si solo quieres una parte.
Úsalo para tener tu propio respaldo, para trabajar la lista en una hoja de cálculo, o antes de cerrar un equipo. Ve Crear un equipo y moverte entre equipos.
A quién pertenece cada contacto
La columna Asignado a muestra qué persona de tu equipo es responsable de cada contacto. Está oculta hasta que la activas: abre el selector de columnas, junto a Exportar, y marca Asignado a.
Con ella activa, Exportar te da el responsable de cada contacto como su nombre y su correo, por ejemplo Ana López ([email protected]).
Para cambiarlo en muchos contactos a la vez, llena esa columna en una hoja de cálculo y súbela con Importar, como se explica a continuación. Escribe el correo de alguien de tu equipo, solo o con la misma forma Nombre (correo) que usa la exportación, así puedes editar un archivo exportado y volver a subirlo.
- Si el correo es de alguien de tu equipo, el contacto queda asignado a esa persona, y ocupa el lugar de la anterior en la conversación. Quien ya fuera responsable de esa conversación se queda. A la nueva persona no le llega ningún aviso por ello.
- Si la celda está vacía, o el correo no es de alguien de tu equipo, un contacto que ya tenías conserva a la persona que tiene. Un contacto nuevo queda asignado a ti, que importas.
Agregar y actualizar contactos con Importar
Importar es el icono del mismo grupo de arriba a la derecha de Prospectos que dice Importar cuando dejas el cursor encima —no Importar desde Lead Sales—. Recibe una hoja de cálculo con las mismas columnas que te da Exportar, así que lo más fácil es exportar la lista y editar ese archivo.
- Presiona Exportar en Prospectos y abre el archivo.
- Edita las filas que quieras cambiar, y agrega filas nuevas al final para los contactos nuevos, con su ID vacío.
- Presiona Importar, sube el archivo, presiona Analizar archivo para ver qué columnas leerá, y después Importar filas.
Lo que hace cada fila depende de su ID. Deja la columna ID en tu archivo aunque todas las filas sean nuevas y sus celdas estén vacías: sin ese encabezado, el análisis te pide revisar el archivo.
- Una fila con ID actualiza ese contacto solo con las columnas que trae tu archivo. Un archivo con solo ID y Nombre cambia el nombre de esos contactos y deja su número, su correo y todo lo demás como estaba.
- Una fila sin ID crea un contacto nuevo. Necesita un Nombre y un Teléfono de WhatsApp de 11 a 14 dígitos con la clave del país, y el número no debe ser de un contacto que tu equipo ya tenga. Su responsable es la persona de Asignado a, o tú cuando esa celda está vacía o no es de alguien de tu equipo. A nadie le llega un aviso por ello.
Al terminar, Resultado de importación dice cuántas filas se importaron y lista en Errores cada fila que no pudo importar, con su número de fila y el motivo —un número repetido o un número demasiado corto, por ejemplo—. Las demás filas se importan de todos modos, así que corrige solo las filas que lista y vuelve a subir únicamente esas.